U heeft het zeker gemerkt. Wij zijn overgestapt naar een nieuw ledenadministratie systeem. In de basis werkte het meteen. Er kwamen een paar kleine onvolkomenheden aan het licht.
Het eerste was de facturering. Het heeft ons ook verrast, net zoals u. Het systeem heeft ons al het werk uit handen genomen.
Leden kregen een factuur van ClubCollect. Je kon betalen met QR- code, of met Ideal. Leden wisten niet wat ze overkwam. Maar je kon ook nog gewoon met je eigen bankrekening betalen. En hier ging het een beetje fout. Het systeem herkende deze betalingen niet.
Ook de leden die in de maanden november tot en met maart zelf betaalden, waren ook onbekenden voor het systeem.
We zijn dit nog aan het oplossen.
Dan de automatische betalingen. Er kwamen veel vragen of dit wel correct was. Ja het is correct. Maar een aantal leden hebben het bedrag ten onrechte gestorneerd. Dan kwam er ook nog een mededeling van de ABN bank dat het bedrag elke maand afgeschreven zou worden. Foutje van de bank.
Uiteindelijk is 95% van de contributie binnen gekomen. Hulde voor u allen.
In de loop van mei/juni zullen we nog aan die 5% werken en dat betekent dat de leden die nog niet betaald hebben weer een factuur krijgen of een automatische betaling verzoek. Leden die zelf betaald hebben en toch nog een factuur krijgen laat het de penningmeester even weten, dan wordt dit recht getrokken.
Verder zijn er een groot aantal leden verhuisd of overleden. Als dit niet doorgegeven is aan de ledenadministratie dan gaat het innen van de contributie ook fout. Dus laat het ons weten als er iets veranderd in uw situatie.
Laatste punt was voor de bezorgers. Op verzoek van de bezorgers hebben we de distributielijsten aangepast.
U allen dank voor uw begrip en medewerking.
Ton van der Voort
Ledenadministratie KBO-Haarlem