ALGEMEEN REGLEMENT VOOR DE VERENIGING KBO HAARLEM
Inhoudsopgave
Artikel 1 Verantwoording
1.1 Grondslag 2
1.2 Statuten en Reglementen KBO Noord-Holland
Artikel 2 Doel – middelen
Artikel 3 Bestuur van de KBO vereniging
3.1. De voorzitter
3.2. De secretaris
3.2.1 taken
3.3 De penningmeester
Artikel 4 Ledenadministrateur
Artikel 5 Functioneren van het bestuur
Artikel 6 Geldmiddelen
Artikel 7 Contributie
7.1 Hoogte contributie
7.2 Wijze van inning
7.3 Beëindiging lidmaatschap
Artikel 8 Slotbepaling
8.1 Aanvullende bepalingen of aanvullend reglement
8.2 Voorwaarden aanvullende bepalingen of aanvullend reglement
8.3 Inwerkingtreding
Artikel 1. Verantwoording
1.1 Grondslag
Dit Algemene Reglement voor de vereniging KBO Haarlem bevat aanvullende regelingen op de statuten van KBO Haarlem, zoals deze op dertig november tweeduizend achttien zijn gepasseerd bij de notaris.
Krachtens artikel 18 lid 1 van voornoemde statuten kunnen er door de algemene ledenvergadering één of meer reglementen worden vastgesteld. Een reglement mag geen bepalingen bevatten, die strijdig zijn met de wet of met de statuten.
1.2 Statuten en Reglementen KBO Noord Holland.
Als lid van KBO Noord Holland, afgekort KBO-NH, dient de vereniging de toepasbare delen van de statuten en reglementen van de KBO-NH te respecteren.
Artikel 2 Doel
De vereniging functioneert voor en door senioren.
De vereniging zal haar activiteiten afstemmen op de belangen en de wensen van senioren in het algemeen en haar leden in het bijzonder.
Artikel 3 Bestuur van de KBO vereniging
3.1 De voorzitter
* De voorzitter leidt de vergaderingen van de leden en van het bestuur;
* Met de overige leden van het bestuur zorgt hij / zij voor uitvoering van de besluiten van de vergaderingen;
* hij / zij vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden;
* hij/zij coördineert de verschillende bestuurszaken;
* hij / zij toetst de beslissingen aan reglementen en statuten.
3.2 De secretaris
De secretaris draagt zorg voor:
* de uitgaande en ingekomen stukken en maakt hiervan een lijst op;
* een passende administratie, maakt van alle vergaderingen een verslag of een besluitenlijst en voert de correspondentie;
* een duidelijk en overzichtelijk jaarverslag, waarin de activiteiten in het voorbije jaar worden vermeld en waaruit de stand van zaken in de afdeling blijkt;
* uitnodigingen voor bestuurs- en Algemene Ledenvergaderingen;
* het beheer van het verenigingsarchief;
* het in overleg met de voorzitter en penningmeester, als dagelijks bestuur, opstellen van de agenda voor de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering, waarbij ieder bestuurslid is gerechtigd voorstellen in deze te doen.
3.3 De penningmeester
De penningmeester beheert de geldmiddelen. Hij / zij draagt zorg voor:
* de inning van de contributie en de subsidie aanvragen;
* een tijdige betaling van de door de KBO-NH vastgestelde contributie afdracht;
* een overzichtelijke boekhouding van de inkomsten en uitgaven;
* het uitbrengen van een financieel jaarverslag over elk boekjaar, waarbij een verklaring van de kascommissie is gevoegd;
* het bestuur tussentijds inlichtingen geven over de stand van de financiën.
Artikel 4 De ledenadministrateur
Deze functie kan worden gecombineerd met de functie van secretaris of penningmeester.
De ledenadministrateur maakt voor zijn / haar taken gebruik van het via KBO-NH geleverde centrale ledenadministratiesysteem, volgens het daarvoor geldende protocol en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
* inbrengen / uitschrijven van leden;
* bijhouden van mutaties;
* 10x per jaar het bestand up-to-date maken voor verstrekking van de bezorglijsten;
* up-to-date maken bestanden op 30 juni en 31 december ivm afdracht aan KBO-NH;
* penningmeester op de hoogte brengen van de diverse mutaties voor financiële boekhouding;
* de ledenadministrateur draagt zorg voor de door KBO-NH verstrekte KBO passen;
* bijhouden en aanleveren van de bezorglijsten en overzichten vrijwilligers.
Artikel 5 Functioneren van het bestuur
Het bestuur als geheel dient zich in te zetten voor behoorlijk bestuur volgens de richtlijnen als omschreven in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die op 1 juli 2021 is ingegaan. Dit betreft met name:
* de zorg voor voldoende bestuursleden (minimaal 3). (zie de statuten Artikel 8.6).
Indien het aantal bestuursleden beneden de drie komt en niet direct in nieuwe bestuursleden kan worden voorzien dient contact te worden opgenomen met KBO Noord-Holland
* zorg voor een overnameregeling als een bestuurslid (tijdelijk) wegvalt.
* maakt transparante afspraken over eventuele vergoedingen van leden en bestuursleden.
* het vermijden (zelfs van de schijn) van belangenverstrengeling.
* aandacht voor waarborgen bij ingrijpende financiële beslissingen.
* er voor zorgen dat bij beslissingen het belang van de vereniging voorop staat.
* zorg voor goede vastlegging van belangrijke besluiten en waarom het besluit is genomen.
* het goed regelen van overdracht bij bestuurswisselingen.
Artikel 6 Geldmiddelen
De geldmiddelen van de KBO Haarlem bestaan uit de contributie van de leden en kunnen daarnaast bestaan uit subsidies, giften, donaties, legaten en overige baten.
Artikel 7 Contributie
7.1 Hoogte contributie
De Algemene Ledenvergadering stelt de hoogte van de contributie vast.
Het bestuur bepaalt de hoogte van de contributie, die verschuldigd is wanneer een lid in de loop van het kalenderjaar toetreedt als lid.
Bij aanmelding na 1 augustus de halve contributie.
7.2 Wijze van inning
De contributie wordt geïnd door de vereniging via:
* automatische incasso
* acceptgiro tegen extra incassokosten Vervalt per 1 augustus 2022
* nieuwe leden uitsluitend automatische incasso. Kan dit? Laten vervallen?
* overmaken per bank
7.3 Beëindiging lidmaatschap
Bij beëindiging van het lidmaatschap gedurende het boekjaar heeft geen restitutie van contributie plaats. Het bestuur kan afwijken van het bepaalde in dit lid.
Artikel 8 Slotbepaling
8.1 Aanvullende bepalingen of aanvullend reglement
Het bestuur kan aanvullende bepalingen in dit reglement vaststellen.
8.2 Voorwaarden aanvullende bepalingen of aanvullend reglement
De aanvullende bepalingen of het algemeen reglement mogen geen bepalingen bevatten in strijd met dit reglement, de statuten van de vereniging of de statuten en de reglementen van KBO-NH.
8.3 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking na vaststelling door de algemene ledenvergadering.
De Algemene Ledenvergadering van 2020 heeft dit reglement vastgesteld.
Vetgedrukte teksten zijn wijzigingen en staan ter discussie op de ALV 2022.
Artikel 5 is toegevoegd en wordt op de ALV 2022 aan de leden voorgelegd.
